X2 OFFICE: vận hành bất động sản dòng tiền

Bối cảnh

Từ năm 2013, Đại Thắng Holdings đầu tư và phát triển bất động sản. Khi mở rộng sang văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng, bài toán không còn là xây hay mua tài sản, mà là làm sao để từng tòa nhà tạo ra dòng tiền đều đặn: lấp đầy nhanh, giữ khách thuê lâu và kiểm soát chi phí vận hành.

Các tòa nhà nằm rải rác ở nhiều phường, có quy mô và tệp khách khác nhau: doanh nghiệp cần cả tầng văn phòng, công ty nhỏ cần vài chục mét vuông, người làm việc tự do chỉ cần một chỗ ngồi hoặc một địa chỉ đăng ký kinh doanh. Nếu mỗi tòa nhà tự vận hành riêng, chi phí bán hàng và quản lý sẽ bị nhân lên theo số tòa nhà.

Mô hình quản lý

Đại Thắng gom các tòa nhà về một thương hiệu chung là X2 OFFICE và một bộ máy vận hành tập trung. Mỗi tòa nhà có tiêu chuẩn dịch vụ và bảng giá công khai theo mét vuông, còn kinh doanh, chăm sóc khách thuê, kỹ thuật và kế toán công nợ dùng chung cho cả hệ thống.

• Một thương hiệu, nhiều tòa nhà: khách thuê chưa phù hợp tòa này có thể được giới thiệu sang tòa khác trong hệ thống thay vì mất khách.
• Đa dạng sản phẩm trên cùng tài sản: văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ và văn phòng ảo giúp khai thác cả những diện tích nhỏ, khó cho thuê.
• Quy trình chung: hợp đồng, thu tiền, xử lý yêu cầu và bảo trì theo cùng một quy trình cho mọi tòa nhà.

Marketing và lấp đầy

Kênh chính là website x2office.vn, nơi từng văn phòng được đăng kèm diện tích, giá, hướng và vị trí theo phường, giúp khách tự lọc trước khi liên hệ. Trên website có trợ lý ảo trả lời câu hỏi của khách mọi lúc; các câu hỏi được tổng hợp thành báo cáo hằng ngày để đội kinh doanh biết khách đang quan tâm điều gì và chủ động gọi lại.

Song song là hotline, Zalo và mạng lưới môi giới. Khách được dẫn xem thực tế, nhận báo giá và hợp đồng theo mẫu thống nhất của hệ thống.

Tiện ích cho khách thuê

Giữ chân khách thuê rẻ hơn nhiều so với tìm khách mới. Ngoài vận hành tòa nhà, X2 OFFICE tổ chức thêm các dịch vụ phục vụ người làm việc trong tòa nhà, ví dụ dịch vụ đặt cơm trưa văn phòng giao tận nơi, giúp khách thuê có thêm lý do để ở lại và gia hạn hợp đồng.

Báo cáo và kiểm soát

Mỗi tòa nhà được theo dõi bằng cùng một bộ chỉ số: tỷ lệ lấp đầy, doanh thu thực thu, công nợ, chi phí vận hành trên mét vuông và tỷ lệ gia hạn. Đây cũng chính là bộ chỉ số và hệ thống báo cáo mà Đại Thắng áp dụng khi nhận quản lý vận hành bất động sản cho chủ tài sản khác.

Bài học cho chủ tài sản

1. Dòng tiền đến từ vận hành, không chỉ từ vị trí: cùng một tòa nhà, cách chia diện tích, định giá và chăm sóc khách quyết định tỷ lệ lấp đầy.
2. Kênh số giúp giảm phụ thuộc vào môi giới và rút ngắn thời gian trống.
3. Báo cáo định kỳ bằng số liệu giúp chủ tài sản ra quyết định nhanh: điều chỉnh giá, cải tạo hay thay đổi sản phẩm.

Nếu bạn đang sở hữu tòa nhà, building hoặc mặt bằng cần khai thác, hãy xem giải pháp vận hành dành cho chủ tài sản của Đại Thắng Holdings.