Quy trình quản lý vận hành bất động sản chuyên nghiệp: 5 bước

Thuê một đơn vị vận hành không có nghĩa là giao chìa khoá rồi chờ nhận tiền. Một quy trình quản lý vận hành bất động sản chuyên nghiệp có các bước rõ ràng, đầu ra cụ thể ở từng bước và chỉ số để chủ tài sản kiểm tra. Dưới đây là quy trình 5 bước, từ lúc khảo sát tài sản tới khi khai thác ổn định.

Bước 1: Khảo sát tài sản và tiếp nhận thông tin

Đơn vị vận hành đến tận nơi để đánh giá:

• Hiện trạng vật lý: kết cấu, hoàn thiện, hệ thống điện, nước, điều hoà, thang máy, phòng cháy chữa cháy.
• Pháp lý: giấy chứng nhận, giấy phép xây dựng, nghiệm thu PCCC, các điều kiện để cho thuê.
• Tình trạng khai thác: diện tích đang cho thuê, hợp đồng hiện có, giá thuê, công nợ.
• Thị trường xung quanh: giá thuê, tỷ lệ trống và sản phẩm của các tòa nhà cạnh tranh.

Đầu ra: biên bản khảo sát và danh sách vấn đề cần xử lý trước khi khai thác.

Bước 2: Lập phương án vận hành

Từ kết quả khảo sát, đơn vị vận hành đề xuất:

• Định vị sản phẩm: khách thuê mục tiêu, cách chia diện tích, mức hoàn thiện và tiện ích.
• Bảng giá: giá theo tầng, vị trí, diện tích; chính sách cho hợp đồng dài hạn.
• Ngân sách vận hành: nhân sự, điện nước khu vực chung, bảo trì, an ninh, vệ sinh, marketing.
• Dự phóng dòng tiền: doanh thu theo lộ trình lấp đầy, chi phí và dòng tiền ròng dự kiến.

Đầu ra: phương án vận hành để chủ tài sản duyệt.

Bước 3: Thống nhất KPI và ký hợp đồng

Hai bên thống nhất phạm vi công việc (trọn gói hay từng phần), cách tính phí và các chỉ số đánh giá. Những KPI thường dùng:

Chỉ số	Ý nghĩa
Tỷ lệ lấp đầy	Diện tích đã cho thuê trên tổng diện tích khai thác
Dòng tiền ròng	Doanh thu thực thu trừ chi phí vận hành, so với ngân sách
Tỷ lệ thu tiền đúng hạn	Mức độ kiểm soát công nợ
Chi phí vận hành trên m²	Hiệu quả sử dụng ngân sách qua các kỳ
Tỷ lệ gia hạn	Mức độ hài lòng và giữ chân khách thuê

Đầu ra: hợp đồng quản lý vận hành có phụ lục KPI và mẫu báo cáo.

Bước 4: Bàn giao và thiết lập vận hành

Đây là bước hay bị làm qua loa nhưng quyết định chất lượng về sau:

• Kiểm kê hệ thống kỹ thuật, tài sản, chìa khoá, hồ sơ bảo trì.
• Tiếp nhận danh sách khách thuê, hợp đồng và công nợ đang có.
• Thiết lập quy trình tiếp nhận yêu cầu, lịch bảo trì, nhà thầu an ninh, vệ sinh.
• Thông báo cho khách thuê về đơn vị vận hành mới và kênh liên lạc.

Đầu ra: biên bản bàn giao và bộ quy trình vận hành áp dụng cho tài sản.

Bước 5: Khai thác, báo cáo và tối ưu

Đơn vị vận hành bắt đầu marketing, tìm khách thuê, quản lý hợp đồng, công nợ và vận hành hằng ngày. Chủ tài sản nhận:

• Báo cáo tháng: doanh thu, chi phí, công nợ, tỷ lệ lấp đầy, khách mới và khách sắp hết hạn.
• Báo cáo quý: so sánh với ngân sách, tình trạng kỹ thuật, đề xuất điều chỉnh giá.
• Đánh giá năm: hiệu quả tài sản cả năm và kế hoạch năm tiếp theo.

Sau mỗi kỳ báo cáo, hai bên rà soát KPI để điều chỉnh: đổi cách chia diện tích, điều chỉnh giá, bổ sung tiện ích hay cải tạo khu vực xuống cấp.

Những lỗi thường gặp khi tự vận hành

1. Định giá theo cảm tính thay vì theo thị trường và chi phí thực tế.
2. Không có ngân sách năm, sửa chữa lớn phát sinh bất ngờ.
3. Chỉ tìm khách mới mà bỏ quên khách đang thuê, dẫn tới tỷ lệ gia hạn thấp.
4. Không có số liệu định kỳ nên không biết tài sản đang lãi hay lỗ thực sự.

Áp dụng quy trình này ở đâu?

Quy trình trên đang được Đại Thắng Holdings áp dụng hằng ngày cho hệ thống văn phòng X2 OFFICE tại Đà Nẵng (xem case study X2 OFFICE). Nếu bạn cần một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp cho tòa nhà, building hoặc mặt bằng tại Đà Nẵng hay TP. Hồ Chí Minh, hãy gửi yêu cầu khảo sát tài sản.